なぜかいつも忙しい人の行動と思考

今回は複数の書籍で共通してる3点の要因と回避方法を述べてみる。

「仕事が多い」「仕事が忙しい」と言っている人の問題

「やる事が多すぎる」

こう言う人は、キャパシティーを超えた仕事を受けているか、スケジュールを立てずにただ先延ばしにして未来の自分を苦しめているだけの人が多いです。

問題となる3つの要因と対処

何に時間を使っているか把握していない

把握してない人は、「色々やらなければならないからだ」と言い訳をしているだけで、その実なにもやっていないことが多く、ただ「やらなければならない」という思い込みだけが大きくなり、それが物量として誤認している場合があります。

まずは手持ちの「やらなければならないこと」を全て紙にでも書き出してみましょう。付箋に一つづつ書き出すのも良いです。

自分がやるべきタスクを整理していない

先ほど書き出した内容をカテゴリ分けしてみましょう。

重要度と緊急度を考える

以下4つである。

  1. 重要度高
  2. 重要度低
  3. 緊急度高
  4. 緊急度低

重要度と緊急度の組み合わせ(マトリクス)で考える

以下のパターンに区切っていく。

重要度は高く、かつ、緊急度も高い

役職へのプレゼンなど期限のある資料作成や、顧客のクレーム対応、自宅の修理(水漏れなど)や何かしらの悲報への対応(葬式など)といった時間が限られているものが入ってきます。ただ、これらは仕事に振り回されているだけだったり、普段のメンテナンスやコミュニケーションの落ち度となっている場合もあるので、別途調整が可能な部分でもある。

重要度は高いが、緊急度は低い

自身のスキルアップ、筋トレなどの健康促進などの長期的なものであり先行投資に値するものが多い。人生で一番大事ところでもある。すぐの利益も不利益もないので後回しにされがち。

重要度は低いが、緊急度は高い

その日の日報、無意味な会議など、特定期限までに済まさなければならないが、しなかったところで誰のメリットにもデメリットにもならないもの。すべて自分でやる必要性もないはずなので他者への委託など軽減していけるものとなります。

重要度は低く、緊急度も低い

目的もなく動画を見る、惰性での飲み会など。ストレス発散やリラクゼーションの一環ならわかりますが、そうでないなら無駄です。切り捨てましょう。

以上のものをマトリクスにおいていきます。

優先順位付けが出来ていない

整理したタスクに優先順位をつけましょう

カテゴリ分けしても、その中には優先順位をつけておくことも必要です。

緊急度の高いものを始点に時間単位で分けていきましょう。何に時間を注力して何を最小限に抑えて、何を無くすか。これらを意識してみましょう。

おすすめノート

こういうパターンの攻略として、ノートを使うのが便利。

ウィークリノート

1週間の予定が1ページで見えるノート。日ごとの時間が見るものが望ましい。こういうのに書き込むことで、一週間、一日の間でどこに余裕があるのかが一目でわかります。そのため、空いた時間に重要度の高い案件を入れることが出来ます。

タスクノート

その日にこなす予定を1ページに書きます。A4用紙でも構いません。AM,PM,夜(終業後)と区切っていき、そこに緊急度や重要度の高い案件を書いていき、その次に低い案件を書いていきます。その日の行動を書いていきますので、買い物とか飲み会なども含めます。

タスクノートの場合、付箋が便利です。付箋なら予定が変わった場合や、定期的に実施する内容なら使いまわせます。

まとめ

わりとこういうの見たことあるぅって内容もあったかと思います。今一度自身の「やるべきこと」を見直していきましょう。

  • 自分が普段から何に時間を使っているのかを把握しましょう
  • タスクを重要度と緊急度という軸で分類しましょう
  • カテゴリ分けした4つの予定に優先順位をつけましょう
  • ノートやA4用紙を活用してスケジュールを組み立てましょう

おわり!

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