【仕事・経験談】耳タコかもしれないけども優先順位は大切という話【忙しいという名の無駄は無くそう】

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サポート員
サポート員

簡単なものを後回しにしてたら時間がなくて結局できない!


サポート業務の場合、基本は客からの言い値で期限が定められます。
2時間以内に、今日中に、明日中に、とその度合いは様々です。

塵も積もれば山となると言いますが、タスクも溜まると、他のことに手が回らなくなってきます。

たとえ今日中の案件でも1件目、2件目、3件目と積まれていくと忙しさが倍増していきます。

朝に1件だけなら約8時間使えるかもしれませんが、2件目来たら4時間、3件目来たら2時間とだんだん1件あたりに使える時間が減っていきますし、その時間内で報告ができるかも分かりません。
さらにこれが午後とかだと最初から時間に余裕なんてありません。

定時退社のためにも優先順位は定めて業務に取り掛からなくてはなりません!

本記事について

IT業界でサポート業務を10年勤めていましたが、初期の頃の経験を元に感想を記していきます。

本記事は、新たにサポート業務に配属された方や、サポート業務の求人を受けるか悩んでいる方向けに書いており、読むことでサポート業務が自分に合っているか、求められるスキルは何かをイメージを簡単にでも掴んでいただけたらと思います。

優先順位の大切さ

優先順位は必ず決めておきましょうね。

優先順位を考えずに業務に取り掛かると、期限が近いものを同時に調べようとして、まともに進められず、挙句の果てには、他の客に報告する内容を別の客への報告内容に混ぜてしまったり、メールなら誤送信するケースも多々あります。

忙しくとも忙しいでは済まされない事態を招きやすくなります。優先順位は必ずつけて、順番に作業しましょう。

混同ダメ絶対。混ぜるな危険。

まずは時間配分を考えよう

色んな所で、緊急性との兼ね合いもという話が必ず出てきますが、最初は何も考えず「時間」だけで考えてしまって良いです。

受け持った業務は、1案件1付箋でメモって、何時までに完了させるのかを基準にして、パソコンの画面にでも貼すのが効果的です。

ただし、あっちこっちにペタペタ貼るのだけはNGです。必ず自分自身で順番が分かるように一列で貼っていきましょう。

最初に簡単なものを処理していく

付箋に書いたものの中から、本当に簡単なものは先に取り掛かりましょう。

数分電話するだけのものとか後回しにしても何も得がありません。むしろ、後回しにした状態で緊急性の高いものがきて手が回らないような状況になった場合、その数分電話するという簡単な業務が出来ないことに対して「この程度のこともできないの?」という評価が下されます。

簡単であるかどうかの見極めが難しいものはとりあえず置いておくとして、内容からして簡単だと即断できるものは先にやってしまいましょう。

まとめ的な

  • 優先順位は時間で定める
  • 付箋を使おう
  • 簡単なものは先に処理

最後に、、、
マルチタスクできるとか言ってる人は、中二病だと思います(小声

おわりっ

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